středa 23. března 2016

Čas pro (opravu?) časové sazby v kalkulacích

Opravdovou rozumíme věcem, které se nám každý den odehrávají před očima? Nepodléháme všichni, ve snaze  stihnout co nejvíc, až příliš iluzi jediné jednoduché pravdy? A neztrácíme část důvěryhodnosti - také  proto, že odmítáme naslouchat  námitkám?  

Následující příklad na téma kalkulace hodinové sazby – možná překvapivě – může posloužit jako jednoduchý testovací prostředek. Počítejte se mnou:

Měsíční provozní náklady střediska Laserové řezání .................. 171 150,- [CZK]
Počet směn za měsíc ……………………………………………………………42
Zakázky celkem za měsíc (průměrný počet normohodin) ……………...228,2 [hod]
Sazba provozních nákladů na jednu normohodinu řezání ...... 750 [CZK/hod]

Je všechno v pořádku? Na první pohled určitě ano: hodinová sazba 750 vychází jako podíl 171 150 / 228,2 a zřejmě stanovuje provozní náklady na jednu hodinu výkonu, které musí být pokryty v ceně zakázky, máme-li na konci měsíce skončit beze ztráty. Obyčejná podílová kalkulace, chtělo by se říci.

Teď trochu jiný příběh. Je pozdě večer, déšť neustává, silnice se ztrácí v mlze a vy jste se právě rozhodli zastavit a přenocovat v hotelu uprostřed bezejmenné, liduprázdné obce. Ptáte se v recepci, jaká je cena za nocleh – jelikož vaše auto stojí na parkovišti zcela osamoceno, opravdu jen těžko byste mohli předpokládat, že  budou všechny pokoje obsazeny. Vlastně naopak – v hotelu jste jediným hostem. A jak se ukáže, když vám recepční cenu oznámí, právě v tom je problém: „Devět tisíc čtyři sta za pokoj, pane“. Divíte se? Recepční vám to - černé na bílém - kalkuluje na rubu papírového prostírání:

Denní provozní náklady hotelu Opuštěná …………………………………...9 400 [CZK]
Počet pokojů celkem ………………………………………………………………..12
Počet obsazených pokojů ………………………………………………………… 1
Cena za pokoj („a to si pane, neúčtujeme navíc ani korunu“): ….. 9 400 [CZK]

Už chápete? Postup, který byste pravděpodobně bez rozpaků prezentovali vašemu výrobnímu řediteli, vám jako hotelovému hostu přijde úplně absurdní. Proč zrovna vy máte platit tolik jenom proto, že si ti břídilové nedokáží zajistit více nocležníků? A co si vůbec myslí? Cožpak se za těchto okolností vůbec nějaký zájemce o nocleh najde? Tady, v Horní Dolní?

Ruku na srdce: když si výroba stěžuje na nízké vytížení (se 42 směnami za měsíc by přece mohli zvládnout skoro o třetinu více), nebude to proto, že také vaši zákazníci odmítají komukoli platit za  neschopnost najít dostatek zájemců o laserové řezání? V optimálním případě,  - vsaďte se, že alespoň někdo z vaší konkurence od něj nebude daleko - to přece může vypadat taky takhle (možnost zavést více než dvě směny denně přitom úplně pomíjíme):

Měsíční provozní náklady střediska Laserové řezání ................... 171 150,- [CZK]
Počet směn za měsíc ………………………………………………………...... 42
Zakázky celkem za měsíc (průměrný počet normohodin) …................. 290 [hod]
Sazba provozních nákladů na jednu normohodinu řezání 590,17 [CZK/hod]

Chtít po výrobě plné vytížení, při cenách bezmála o třetinu převyšujících úroveň v okolí? Jak jinak nás potom mají lidé ve výrobě brát, než jako fantasty a teoretiky, kteří si nejspíš vůbec neuvědomují, co je reálný byznis? Můžeme si ale dovolit něco jiného? Připustíme-li nižší, než z celkové spotřeby a skutečně prodané kapacity určenou cenu 750 CZK/hod., zjevně nepokryjeme všechny své náklady, a to je přece jasná chyba kalkulace.

Bludný kruh nebo také spirálu smrti (při neodůvodněně vysokých cenách bude zákazníků dále ubývat, což povede jenom k vyšším kalkulovaným hodinovým nákladům a ještě vyšším cenám), musí někdo rozetnout, nejlépe zdravým rozumem. Platit dodavateli čehokoli, ať už jde o nocleh nebo zakázkové řezání, za jeho špatné rozhodnutí (čím jiným je zbytečně velká kapacita, neodpovídající místním poměrům?) je přece nesmysl. Chyba se musí odčinit ztrátou, v lepším případě nižším ziskem, a s tím ani kouzelná tužka ekonoma nic nesvede:

Měsíční provozní náklady střediska Laserové řezání ................... 171 150,- [CZK]
Počet směn za měsíc …………………………………………………........... 42,    =ca. 290 [hod]
Sazba provozních nákladů na jednu normohodinu řezání 590,17 [CZK/hod]
Provozní náklady pokryté z prodaných výkonů (228,2 x 590,17).. 134 677,- [CZK]
Nepokryto v měsíčních provozních nákladech:
(ztráta nebo nižší zisk) ........................................................... -36 473,- [CZK]

Daň za předešlá chybná rozhodnutí ponesete tak dlouho, dokud se nepodaří vyhledat více zákazníků nebo přiměřeně redukovat kapacitu, včetně s ní souvisejících provozních nákladů. Na rozdíl od smrtící spirály (kterou představuje snaha kapacitu doobsadit při předražených cenách), ani jedna z těchto variant neodporuje vašim skutečným možnostem. Naopak, přiznání chyby umožní nechtěnou položkou měřit a také s ní cíleně pracovat, především  formou plánu na postupné odstranění nežádoucí ztráty.

úterý 22. března 2016

Rodinné foto vaší firmy (o roli účetnictví a účetních závěrek)

Vzpomínáte si na staré školní fotografie? Nebo fotky ze svateb a nejrůznějších rodinných událostí? To nejzajímavější přijde, pokud za sebou seřadíte snímky tak, jak byly pořízeny v jednotlivých letech. Mladí zestárli a staří… no, prostě neomládli. Ale o to nejde. Vnímáte změnu a současně vidíte, kdo je právě v jaké kondici. Tetička z druhého kolene, která trpěla od nepaměti silnou nadváhou, snad konečně zhubla. A její syn ji už přerůstá. Příbuzní ze Slovenska, pokaždé v dolní řadě. Jsou evidentně spokojení, daří se jim stále lépe…  Jenom ten Vlado - vypadá, jako že ho vášeň pro destiláty stále neopustila (a kdo by v to věřil…).

Tak tohle přesně je role účetních výkazů. Nedokáží nahlédnout dovnitř firemních procesů, stejně jako z fotografie neodhalíte, co komu právě běží hlavou. Ale přesto řeknou mnohé, zvlášť když se zaměříte na  změny mezi jednotlivými obdobími. Účetní závěrka je tím hlavním vnímaným výstupem z účetní evidence. Pro ty, sledující vaši firmu z povzdáli, také prakticky jediným, který mohou efektivně využít (porozumět tomu, co se děje uvnitř, si od nezasvěceného žádá příliš mnoho času). Pro manažery, kteří firmu řídí, a prakticky každý den ji mají na očích, by však neměla znamenat víc, než snímek z rodinné oslavy. Tak jako vaše plnoštíhlá teta z něj nebude usuzovat na úspěch diety, ale raději si každé ráno stoupne na váhu, ani oni by neměli podceňovat objektivní a soustavné měření relevantních parametrů. I k tomu jim účetnictví poslouží: je hlavním zdrojem průběžných informací o nákladech, výnosech, budoucím užitku zadržovaném v majetkových položkách a také o kapitálových pramenech, kterými jsou financovány. Tato data jsou přesně popsaná a kontrolovaná, s jasnou odpovědností za formu i obsah. Přestože jsou k dispozici každý den, pro dnešní „zrychlenou“ dobu často přicházejí pozdě: třeba souhrnný údaj o nákladech na nějakou činnost nebo útvar nedostanete dříve, než se do evidence dostanou všechny faktury, které vám externí dodavatelé nejprve musí doručit. Možná se podaří zrychlit zasílání dokladů v případě jednoho nebo dvou partnerů, ale teprve když dorazí zúčtování od toho posledního, můžete počítat celkový součet. Na tom bohužel  nic nezmění, ani pokud jste právě investovali do nového software, jehož poskytovatel vás ujišťuje, že „teď to konečně bude on-line“.

Tak jako tak, víc než dříve teď musíme hledat další zdroje informací  a také to děláme (denní měření utilizace, údaje o počtech kliknutí na vaši webovou stránku a mnoho dalších). Účetnictví však přežívá a přežije v roli zdroje ústředního a pro hospodářskou agendu nejdůležitějšího. Účetní závěrky a výkazy pak nesmíme podcenit ani z jiné příčiny: definují určitý dress code, ke všemu s nepříjemnou dlouhodobou pamětí, zaměřenou na ty, kteří jej někdy porušili. V tom se od skupinových fotografií vlastně neliší – chudák Vlado, ani nový  oblek mu nepomohl při přijímacím pohovoru, když našel HR manažer někde na Facebooku nasdílené fotografie z jeho padesátin...

(Úryvek z publikace "Rychlokurz podnikových financí pro manažery a jednatele firem" - vyjde v dubnu 2016. Objednávejte  u vydavatele na info@crystalline.cz.)