Všeobecně zavedený způsob vedení účetnictví je bohužel jen málo vstřícný vůči účelové evidenci nákladů (evidenci zaměřené na zjištění „kolik jsme spotřebovali pro tento účel?“). Sami účetní to mohou napravit jen těžko. V pozadí stojí tradiční uspořádání dokumentů – nejčastěji faktur, které o nakoupených položkách zasílají dodavatelé při požadavku na zaplacení. Právě ony mají dokládat skutečnost – jsou prvotními účetní doklady. Pro dodavatele je účel spotřeby vedlejší – aspoň ve chvíli, kdy už existuje závazná objednávka. Na faktuře figuruje vedle ceny adresa, na kterou má být dodáno, a samozřejmě také dodávané množství – v určité dávce nebo celkem za určité období. Přesný účel nákupu zákazník dodavateli obvykle nesděluje, často je navíc jedinou společně fakturovanou dodávkou uspokojeno více různých potřeb – vezměte si jen příklad faktury za odběr elektrické energie.
Budete-li se blíže zabývat tím, co obsahuje účtování na nákladová střediska a analytické účty ve vaší firmě, můžete objevit jeho podstatnou část, zaměřenou právě na zachycení účelu spotřeby. Zpravidla se tak děje dlouhodobě nastavenými a užívanými postupy, které reflektují absenci přesného údaje na prvotním dokladu a vychází z předpokladu, že podrobné informace mimo těch, zachycených v účetnictví, nejsou ve vaší firmě pohotově dostupné.
To jistě platilo v dobách, kdy podniky nebyly vybaveny komplexním informačním systémem. Dnes však disponuje softwarovým řešením, zahrnujícím kromě účetnictví a dalších agend také skladovou evidenci a evidenci plateb, prakticky každá firma. Kdybychom v uplynulých dekádách neinvestovali tak masivně do informačních systémů, dával by důraz na využití nástrojů účetnictví nepochybně smysl – vytěžit z minima maximum. V kontextu možností, získaných informační revolucí, se však stává stále více nadbytečným.
Znát detaily je pěkné - ale za jakou cenu?
Rozlišování nákladů pracným účtováním na specifické nákladové účty slouží především k tomu, aby byla zachycena spotřeba v detailním druhovém členění podle konkrétních položek vstupů (pomocný materiál může být rozdělen na kancelářské potřeby, úklidové prostředky, osobní vybavení, kancelářské potřeby dále na papír, psací potřeby, pracovní pomůcky atd.). Získáváte tak možnost v každém okamžiku (přesněji – po skončení každého měsíce) nalézt na stejném místě, jako konečný stav určitého analytického účtu, částku, o kterou jste chudší díky potřebě určitého nakupovaného vstupu. K takovému postupu může existovat oprávněný důvod:
• samozřejmě to platí v případě vstupů (označovaných jako jednicové), jejichž očekávaná spotřeba se pravidelně vyhodnocuje podle určité spotřební normy s ohledem na objem produkce v daném období,
• jiným oprávněným důvodem může být povinnost poskytovat pravidelnou informaci pro statistickou evidenci: přesná analytická koncovka v případě spotřeby fosilních paliv umožní prokazatelným způsobem vykazovat velikost uhlíkové stopy.
U mnoha dalších případů však stojí v pozadí pouze snaha disponovat informací pro případ potřeby (občas se někdo zeptá), nebo získat vodítko k již zmíněnému účelovému třídění (od toho, co konkrétně bylo spotřebováno, vede v určité části případů přímá stopa k účelu spotřeby: kancelářské potřeby slouží kancelářské práci, úklidové prostředky správě budov apod.). V obou těchto situacích je zřízení analytické koncovky sporné:
• „Pro případ potřeby“ možná dávalo smysl v dobách, kdy jste stejný údaj nemohli zjistit ad hoc dotazem v informačním systému (kolik určité položky se vydalo ze skladu, kolik bylo zaplaceno konkrétnímu dodavateli).
• Odpověď na otázku „kolik jsme spotřebovali pro tento účel?“ a posléze „kolik má zákazník zaplatit?“ je ve skutečnosti složitější – především díky odlišnostem v požadavcích a chování jednotlivých zákazníků. Náklady na administrativu nemůžete rozdělit tak jako dříve rovným dílem, pokud má každý zákazník jinou představu o tom, co taková administrativa obnáší. Zaplacená částka by měla pokrýt všechny vstupy, které byly v konkrétním případě spotřebovány – včetně vstupů tak obtížně měřitelných (a nikoli levných), jako je práce manažerů nebo využití informačního systému. Možnost vysledovat díky podrobnému účtování přesnou spotřebu základních vstupů nepostačí – drobné administrativní komplikace, spojené s požadavky zákazníka nebo jeho nestandardním chováním vás mohou připravit o zbytek ziskové marže, často jen několik málo procent vysoké.
• Bezprostřední využití účetních informací o nákladech dále komplikuje fakt, že spotřeba sledovaného vstupu občas vykáže růst díky nahodilé události, která se nemusí v dohledné době opakovat. Ačkoli to prostý účetní zápis málokdy dokáže odlišit, vaše reakce musí být v takovém případě jiná: zaúčtované náklady poruchy stroje, vyskytující se jednou za deset let, nemůže hradit pouze ten ze zákazníků, pro kterého stroj právě vyráběl.
Ani jeden z těchto argumentů by neměl vést k rozhodnutí spotřebu nesledovat – staví však do popředí význam adekvátních prostředků, které ji umožní vyhodnocovat v širšíc
h souvislostech a v celém rozsahu vstupů. Opět se nabízí se možnost, opřít se o některý z již dříve pořízených výdobytků informační revoluce – uplatnit komplexní řešení, pracující s dalšími datovými zdroji, především pak technickými daty, případně s údaji z plánu nebo ze statistických sledování. Velmi pravděpodobně tak učiní zbytečným také účtování vybraných detailů na analytických účtech.
Doporučení závěrem
Při nejbližší příležitosti podrobte revizi stávající seznam analytických účtů nákladů vaší firmy. Hledejte skutečné důvody, proč je udržovat ve stejném rozsahu nadále. Odlišit konkrétní koncovku účtu představuje nemalou zátěž pro účetnictví firmy – zejména tehdy, mají-li být účetní informace prověřené a kvalitní. Respektujte důvody účetních, pokud se týkají jejich vlastních potřeb. Ve všech ostatních případech začněte od nuly - ponechte v platnosti jen takové účty, u kterých je odůvodněno soustavné zjišťování spotřeby prokazatelným způsobem (automaticky to platí pro položky se spotřební normou na jednotku výkonu – tzv. jednicové). Menší počet analytik znamená získat správné informace alespoň tam, kde zůstane čas na odpovědnou kontrolu. A v rozumném rozsahu také uvolnit prostor novým řešením - o některých zde již byla řeč, některá představíme později.
Komentáře
Okomentovat
Prosíme o věcnost při komentování příspěvků.