Účetní standardy striktně určují podobu finančních výkazů na konci účetního období. Jak ale přistoupit k výkazům, které lze z účetních dat sestavit ke konci kalendářního měsíce uvnitř účetního období? Takové výkazy, samozřejmě bez všech složitých závěrkových operací, jsou velmi užitečné pro interní účely společnosti (jako zdroj informací navenek prakticky nemají žádnou cenu, protože jejich obsah není závazně stanoven žádným obecným předpisem). Je běžné, a pro controlling asi i zcela zásadní, že firma plánuje hodnoty řádků výkazu zisku a ztráty pro příští rok na konci jednotlivých měsíců - to ale znamená, že musí mít alespoň na interní úrovni jasná pravidla, co takový výkaz musí obsahovat (tj. které položky do měsíce patřící v něm nutně musí být zachyceny, minimálně jako dohady, a naopak, jak naložit s položkami, na které dohady vytvořeny nebyly a které vešly ve známost později, ale věcně-časově s konkrétním měsícem souvisí).
Je to volba mezi dvěma možnostmi: (1) Připustit, že měsíční výkazy nebudou vypovídat přesně o uplynulém období, a to ani po uzavření účetnictví na konci období účetního, protože část položek, které o každém měsíci byly zjištěny později, se účtovala až do měsíce, kdy došlo k tomuto zjištění. (2) Připustit, že již jednou sestavený výkaz měsíce (se sestavením nelze příliš otálet, jde přece o důležité informace pro management) se bude dodatečně měnit účtováním do předešlých měsíců, pokud to odpovídá věcně-časové souvislosti.
Jak dopadá volba u vás? A jak tomu přizpůsobit plánování měsíců - tedy čísla, která se použijí k vyhodnocení každého uplynulého měsíce (na straně očekávání)?
Z praktického hlediska je vždy nejjednodušší plánovat výsledovku tak, jak bude po skončení každého měsíce bude uzavřena v účetnictví. Měsíc by měl být účetně uzavřen řekněme dvacátý den měsíce následujícího a poté už do něj nelze umisťovat další hodnoty.
Jsou-li po takovém uzavření výkazy vyhodnoceny, měly by se zafixovat, uložit a není fér do nich později umisťovat položky, které by tak nebyly vůbec posouzeny v souvislosti s příslušným (historickým) měsícem a zároveň by vypadly tímto postupem i z aktuálního hodnocení. Účtárna by měla naopak odpovídat za to, že výkaz měsíce vyjetý později bude už stále stejný. Kdykoli jsem se setkal s opačným přístupem, vznikal těžko zvládnutelný chaos.
Ano, co bude zjištěno dodatečně, už se do výkazu měsíce nedostane. Porovnávat měsíce mezi sebou, hodnotit je nebo počítat objektivní ukazatele z výkazů, kde "není všechno", dá proto více práce - především controllerům. Jediná možnost pomoci ze strany účetních a "zreálnění" jednou pro vždy uzavřeného výkazu je, že by se na takové dodatečné korekce vytvořila účetní dohadná položka - ještě před tím, než byl měsíc uzavřen. Dějí-li se určité věci „se zpětnou působností“ v rámci roku pravidelně (např. inventury), velikost dohadu tak může být plánována (třeba podle situace v minulém roce) a samotná náhrada dohadu skutečnou hodnotou (např. rozpuštění při inventuře zjištěných ztrát) už má pouze malý dopad na výsledek. Může se proto účtovat klidně až do měsíce, kdy se účtuje výsledek inventur. Tím se dostojí požadavku na to, aby výsledky měsíců co nejvíce odpovídaly realitě bezprostředně poté, co se měsíc vyhodnocuje. Věci absolutně nečekané tak ale samozřejmě řešit nejde a je otázka, zda by to vůbec mělo někomu vadit (působí na výsledek až v době, kdy se projeví následky). Podobně to ostatně řeší většina účetních standardů, jde-li o stejný problém na úrovni jednotlivých účetních období.
Argument „toto nám spadlo kompletně do x – tého měsíce, ale y % z toho patří (věcnou souvislostí) do měsíců předcházejících“ je důležitý pro hodnocení x-tého měsíce izolovaně a měl by být umístěn v textu, když se celá taková položka účtuje do x – tého měsíce (předpokládám, že v x-tém měsíci vešla ve známost dodatečně nějaká skutečnost, týkající se měsíců minulých). Měl by s ním také pracovat controlling při vysvětlení, proč je výsledek v účetnictví ovlivněn něčím z jiných měsíců, nebo naopak v ročních rozborech i výsledky měsíců o tuto položku dodatečně opravit, vždy ale mimo účetnictví, jenom v reportech.
Máte jinou zkušenost? Prosím o váš názor.
