Stal
jsem se nedávno svědkem rozhovoru mezi controllerem a vedoucím útvaru. Tématem
bylo dodržení rozpočtových limitů nákladů útvaru v položkách, které běžně
označujeme jako režijní: kancelářský materiál, úklidové služby, cestovní náhrady
a samozřejmě také náklady na provoz služebních vozidel: spotřeba nafty, náklady
na opravy, drobné poplatky za parkování, dálniční známky a podobně. Diskuse o
spotřebě nafty byla obzvlášť živá: controller se neustále vracel k otázce,
proč v této položce nebyl dodržen původní rozpočet, který byl sestaven na
konci minulého roku. Argumentace vedoucího byla očekávaná: před počátkem roku
nikdo netušil, kam všude bude nutno letos jezdit. Controller byl postupně
seznamován s několika případy (zdaleka nešlo o všechny) dlouhých jízd, se
kterými v plánu určitě nebylo počítáno. Diskuse se potom ubírala do
ztracena: jak je to složité a jak všichni za tvrdých podmínek dělají maximum.
Otázky,
které bych čekal, tak nakonec ani nepadly: Jaká je vaše průměrná spotřeba? Nedá
se s tím něco dělat? Posuzujete čerpací stanici také podle toho, za jakou cenu
pohonné hmoty prodává? Otázky zřejmě případné, směřující logicky k tomu,
co je možno reálně zlepšit.
Proč
se diskuse o hospodárnosti tak často ubírá špatným směrem? K podivnému
závěru, že pokud limit není možno v plánu stanovit přesně, je vlastně každá
odchylka objektivně zdůvodnitelná? Nepochybně jsme někde udělali chybu…
Možná
je chyba už na začátku. Lze předem nastavit limit něčemu, co se vyvíjí podle
předem neznámého scénáře? Je možné čekat něco jiného, než zahlcení množstvím
nejrůznějších odchylek „s objektivními příčinami“, když se snažíme předem
nastavený limit poměřovat s nákladovou položkou, která ze své podstaty
musí být alespoň zčásti variabilní?
Podobné
otázky budou aktuální, dokud neopustíme nesmyslnou praxi pevných limitů pro
variabilní režie. A řešení? Jedním z nich může být flexibilní rozpočtový
limit: částka v rozpočtu je svázána s určitým předpokládaným výkonnostním
cílem, např. 150.000 Kč pro ujetých 80.000 kilometrů. Pokud bylo smysluplně
ujeto více (a to lze zkontrolovat v knize jízd) – třeba o 20%, na limit
150.000 si nikdo nevzpomene. Proč taky, když s podobnou spotřebou a cenou
musíme přidat právě těch 20% - tedy flexibilně upravit limit na 180.000 Kč?
Teprve
spotřeba přesahující tuto úroveň si zaslouží pozornost. A zároveň, - což je neméně
důležité -, zdůvodnění „protože jsme museli více jezdit“ najednou není k dispozici.
