K čemu je flexibilní rozpočet

Stal jsem se nedávno svědkem rozhovoru mezi controllerem a vedoucím útvaru. Tématem bylo dodržení rozpočtových limitů nákladů útvaru v položkách, které běžně označujeme jako režijní: kancelářský materiál, úklidové služby, cestovní náhrady a samozřejmě také náklady na provoz služebních vozidel: spotřeba nafty, náklady na opravy, drobné poplatky za parkování, dálniční známky a podobně. Diskuse o spotřebě nafty byla obzvlášť živá: controller se neustále vracel k otázce, proč v této položce nebyl dodržen původní rozpočet, který byl sestaven na konci minulého roku. Argumentace vedoucího byla očekávaná: před počátkem roku nikdo netušil, kam všude bude nutno letos jezdit. Controller byl postupně seznamován s několika případy (zdaleka nešlo o všechny) dlouhých jízd, se kterými v plánu určitě nebylo počítáno. Diskuse se potom ubírala do ztracena: jak je to složité a jak všichni za tvrdých podmínek dělají maximum.

 

Otázky, které bych čekal, tak nakonec ani nepadly: Jaká je vaše průměrná spotřeba? Nedá se s tím něco dělat? Posuzujete čerpací stanici také podle toho, za jakou cenu pohonné hmoty prodává? Otázky zřejmě případné, směřující logicky k tomu, co je možno reálně zlepšit.

 

Proč se diskuse o hospodárnosti tak často ubírá špatným směrem? K podivnému závěru, že pokud limit není možno v plánu stanovit přesně, je vlastně každá odchylka objektivně zdůvodnitelná? Nepochybně jsme někde udělali chybu…

 

Možná je chyba už na začátku. Lze předem nastavit limit něčemu, co se vyvíjí podle předem neznámého scénáře? Je možné čekat něco jiného, než zahlcení množstvím nejrůznějších odchylek „s objektivními příčinami“, když se snažíme předem nastavený limit poměřovat s nákladovou položkou, která ze své podstaty musí být alespoň zčásti variabilní?

 

Podobné otázky budou aktuální, dokud neopustíme nesmyslnou praxi pevných limitů pro variabilní režie. A řešení? Jedním z nich může být flexibilní rozpočtový limit: částka v rozpočtu je svázána s určitým předpokládaným výkonnostním cílem, např. 150.000 Kč pro ujetých 80.000 kilometrů. Pokud bylo smysluplně ujeto více (a to lze zkontrolovat v knize jízd) – třeba o 20%, na limit 150.000 si nikdo nevzpomene. Proč taky, když s podobnou spotřebou a cenou musíme přidat právě těch 20% - tedy flexibilně upravit limit na 180.000 Kč?

 

Teprve spotřeba přesahující tuto úroveň si zaslouží pozornost. A zároveň, - což je neméně důležité -, zdůvodnění „protože jsme museli více jezdit“ najednou není k dispozici.