Analytické účty nákladů - čas na změnu?

Pro controllery je tu neobyčejná šance: využít ve svůj prospěch něco, oč vlastně nikdo nejeví zájem. Zeptáte-li se totiž účetních na to, komu slouží analytické účty nákladů, zpravidla odpoví: „to si tak nastavilo vedení a my s tím nemůžeme nic dělat…“. Ptáte-li se manažerů, většinou uslyšíte „…to zavedla účtárna, určitě je to kvůli auditu nebo daním.“ A k čemu by mohlo být dobré měnit analytiky controllerům? Právě v tom je jádro problému i možná příčina příští revoluce. 

Controlleři se dnes  topí v problémech se dvěma základními, těžko opominutelnými nástroji, uplatňovanými na režijní náklady: jde o kalkulace a rozpočty. Rozpočtové řízení, tedy sledování rozpočtových limitů „zastropované spotřeby útvarů na období“, přitom nabylo na nebývalé důležitosti právě nyní, v čase prudkého kolísání cen vstupů. Rozpočtový limit je tykadlem, které jako první signalizuje budoucí překážku: tou není první jednorázová výchylka spotřeby, ale teprve  trvalé překročení určitého rozpočtového stropu – bylo-li řádně zanalyzováno po stránce své příčiny.  Proběhne-li příslušná diskuse mezi controllerem a kvalifikovaným správcem rozpočtu (vedoucím útvaru) v rámci každoměsíčního vyhodnocení rozpočtového čerpání, nemusíte odkládat reakci až na potvrzení trendu v dalších měsících. A jak je tomu u kalkulací? Tady jsou problémy se správným přiřazením režií (především těch nepřímých) spíše evergreenem . V obou těchto případech ovšem narážíme na zásadní společný problém – nedostatek času.

Využít analytické účty režijních nákladů k úspoře času při rozpočtování a kalkulacích se tedy nabízí. Jak to udělat, mi běží hlavou už roky. Členit režijní položky spíše účelově (ve prospěch čeho, k čemu jsou spotřebovány a také na čem jejich spotřeba závisí), třeba takto (ukázáno na příkladu):

Původní členění:
501 310 Pomocný výrobní materiál

501 320 Mazadla, oleje
501 330 Úklidové prostředky
501 340 Kancelářské potřeby
501 350 OOP – ochranné pomůcky

atd.

Navrhované členění:

501 311 Materiál pro práci (spotřebovaný podle hodin práce)
        Zahrnuje část pomocného materiálu, mazadel, olejů, rukavice z OOP apod.
501 321 Materiál pro požadavek/dávku (spotřebovaný podle počtu dávek)
        Zahrnuje část pomocného materiálu, odváděcí lístky z kancel. potřeb apod.
501 331 Materiál pro stroje (spotřebovaný podle počtu aktivních strojů)
        Zahrnuje část pomocného materiálu, mazadel, olejů  apod.
501 341 Materiál pro lidi (spotřebovaný podle počtu pracovníků)
        Zahrnuje část úklidových prostředků, kancel. potřeb, montérky z OOP apod.
501 351 Materiál pro objekt (spotřebovaný podle výměry přidělené plochy)
        Zahrnuje část mazadel, olejů, úklidových prostředků, apod.

atd.

Prakticky stejná logika (se stejnými analytickými koncovkami) by pak mohla platit i na účtech 518, resp. 511. 

Výhody? 

1. Při nastavování rozpočtových limitů útvarům jde především o podstatnou úsporu času: můžete navyšovat nebo snižovat strop z minulého období podle faktického vývoje „táhnoucí položky“ (cost-driveru, chcete-li): počtu plánovaných hodin, požadavků/dávek, strojů, pracovníků, podle výměry přidělené plochy objektu apod. Odpadne většina sporů, zda je nebo není důvod limit navýšit a praktický přepočet může proběhnout víceméně automatizovaně. 
2. V kalkulacích pak směřujete mílovými kroky k ocenění typu ABC (Activity-Based Costing): materiál pro práci promítnete dle skutečné spotřeby do hodinové sazby práce, materiál pro lidi  (vedle osobních nákladů) do ročních nákladů na jeden pracovní úvazek a podobně.

(Poprvé publikováno v rozšířené verzi v CAFIN News 2022/3)