Jak řídit projektovou firmu? Inspirujte se u McDonalds!

Ve firmách, zabývajících se individuálními zakázkami, ať už jde o implementaci SW nebo výrobu unikátních zařízení "na míru" (obecně užívaný termín  "projekt" raději neuvádím, v poslední době se více používá pro vývoj a dodávku automobilových dílů, tedy de facto projektově připravovanou opakovanou produkci), existuje tradiční námitka proti uplatnění obvyklých metod řízení, a sice "každý případ je úplně jiný". 

Pokud jedete na dovolenou do Karibiku a loni jste byli třeba v Brdech, jde doopravdy o úplně jiné případy. Loňský budget na exotickou cestu jistě nevystačí, i když má stejný titul "dovolená" a proběhne i ve stejném měsíci, jako loni. Controllingem domácích výdajů vás snad ještě nikdo nepověřil (doufám). Jste-li controllerem projektové firmy, s obhajobou "ono to jednoduše nejde"  pravděpodobně nevystačíte. Pokud ano, tak do prvního průšvihu.

Jistá inspirace, jak by to jít mohlo, přesto existuje. Paradoxně, najdete ji na místě, které by s individualitou nebo dodávkami na míru nikdo nespojoval - u McDonalds. Organizace činností v rychlém občerstvení, které funguje racionálně, staví na striktním rozdělení dvou procesů: tím jedním je příprava standardních vstupů, tím druhým zobchodování individuálních balíčků. Balíčků, které jsou ovšem složeny... Ano, správně, ze standardních vstupů!

Všeobecně je efektivita mixem tří požadavků, řízených odlišnými nástroji a postupy:

• Požadavek „Neplýtvat!“ = Hospodárnost („Economy“) lze uplatnit výzvou "Co možná nejlevněji!", resp. "Co možná nejrychleji!". Jeho naplňování proto připomíná trénink atleta - tytéž úkony opakujete se stále lepším měřeným výsledkem. Věnujete se jediné disciplíně, skok daleký netrénujete běháním maratonů ani vrhem koulí - bohužel, při individuálních zakázkách se o jednu disciplínu určitě nejedná.

• Požadavek „Vydělat!“ = Účelnost („Efficiency“) vlastně říká "spotřebované vstupy uplatněte s co největším ziskem". "Ždímání" zákazníka stále větší intenzitou evidentně k cíli nepovede. Šikovný obchodník se nejspíš podobá zkušenému houbaři: na cestě lesem prochází podivnými chodníčky, jednu chvíli nic nenachází, ale správná místa nakonec objeví a z lesa odnáší plný koš hřibů. Nerozhoduje nic, než finální výsledek.

Třetí požadavek nechejme zatím stranou. Už tušíte, čím se inspirovat u McDonalds? Rozdělením: Na jedné straně úsporná příprava vstupů, vytrénovaná k dokonalosti, na druhé důmyslné míchání balíčků "na míru", které má zákazníka přilákat a na správných místech donutit zaplatit co nejvíc (plátek slaniny navíc za 10 korun - kdybyste tohle uplatňovali standardně, velká část zákazníků by si nákup rozmyslela).

Programujete-li software nebo vyrábíte důlní zařízení zákazníkům na míru, musíte být obdobně standardní v zajišťování vstupů - tím je především určitý druh kvalifikované práce, ať už člověka nebo stroje. Programátor i obráběcí centrum realizují sobě vlastní opakovanou činnost. Oddělte ji od vazby na výsledek, od balíčku, do kterého má být v konkrétním případě využita, a sledujte, jestli je vykonávána hospodárně, bez plýtvání. Jak? - budete průběžně měřit náklady na hodinu výkonu. Když jste na nejnižší úrovni, je to správně, ať už je konečná ziskovost případu jakákoli. 

Naopak, při zobchodování zakázek musí váš obchodník vytvářet balíčky tak, aby od správných zákazníků získal takovou míru zisku, kterou budou ochotni zaplatit. Jeden individuální případ nerozhoduje, rozhoduje celkový součet, tedy "košík plný hub" (pro který si často dojdete lesem, kde nic neroste). Právě proto, že jde o součet za dlouhé období, do kterého prodejce rozmisťuje své úsilí podle promyšleného plánu, je důležité, aby pro celé období platily stejné parametry - zejména pak stálá cena vstupu, v úrovni, do které zafixujete přiměřené cíle v oblasti hospodárnosti. Když programátor nebo obráběcí stroj nebudou mít v konkrétním případě "svůj den", váš pohled na výsledek prodeje to nesmí ovlivnit.

Společným rysem řešení typu "McDonalds" je oddělené vnímání dvou samostatných hospodářských činností, které si mezi sebou předávají  standardizovaný meziprodukt - jakoby spolu obchodovaly dvě firmy, mající mezi sebou na příští období jasně definované položky, které jedna dodává druhé, a k nim přiřazený pevný ceník. A právě v této spolupráci bude možno největší měrou realizovat i třetí z požadavků efektivity:

• Požadavek „Neztrácet příležitost!“ = Výkonnost („Performance“) spočívá především v odstranění ztrát vlivem dočasně nízkého, nebo naopak zvýšeného zájmu zákazníků. Jde o to, aby se pokud možno žádné hamburgery nevyhazovaly (ztráta příležitosti ušetřit vstupy), pokud je ve frontě málo zákazníků a naopak, aby zákazníci neodcházeli znechuceni čekáním (ztráta příležitosti prodat), resp. aby manažer prodeje nepřivážel chybějící kusy ze sousední provozovny. Kdo vysílá signály do kuchyně, že není třeba rozmrazovat další polotovary nebo naopak, že je třeba vytvořit určitou rezervu navíc, na dobu trvání obědové špičky? Benefit uspořádání McDonalds je tu zřejmý. Dobrý šéf kuchyně si sám zjedná nápravu, pokud mu od prodejní přepážky nebudou docházet zprávy o tom, kolik zákazníků momentálně u přepážky čeká, a naopak, vedoucí prodejů těžko dovolí, aby si kuchaři udělali přestávku bez jeho souhlasu. 

Neměla by snad být podobně řízena utilizace lidí nebo strojů v každé projektové firmě? A funguje tak vaše firma? Tak, že o maximální vytížení usilují ti, kteří jsou uvnitř samotných procesů, bez stálého tlaku vedení, bez morálních apelů, tabulek, přehledů? 

"Rozděl a panuj!" zjevně platí i pro moderní řízení.