Co by měl umět manažerský informační systém - v oblasti plánování

Uvažujete o pořízení manažerského informačního systému (MIS), nebo už nějaký takový vaše firma provozuje? V jednom ani druhém případě nemůže být na škodu zamyslet se, jaký užitek byste z takové investice měli požadovat především. Paradoxně, je to jako na prvním rande - o tom, co má být hlavním cílem, se jaksi nemluví. Takže naplno a pro všechny: základním účelem, pro který má smysl utrácet peníze za specifické softwarové řešení v případě MIS, je podpora, automatizace a v konečném důsledku především zrychlení procesu tvorby plánu - pro dodavatele MIS vždycky ta problematičtější stránka nabídky. Dnes víc jak dříve platí, že různé zobrazovací techniky a ostatně i analytické metody (což jsou dodavateli nejčastěji zdůrazňované funkce MIS) mohou být pokryty řadou nástrojů, z nichž některé ani nemusíte kupovat. Naproti tomu, plánování v dynamických podmínkách je stále náročnější, ačkoli na přípravu skutečně smysluplného plánu je méně a méně času. V následujícím textu jsme pro tento případ připravili základní přehled funkcí, kterými vám může správně volený MIS  výrazně usnadnit život.

Napadá vás nějaká další? Rádi ji na základě vašeho podnětu doplníme:

• MIS zachycuje, spravuje a udržuje tzv. plánovací model, tj. způsob, jakým je vytvářen obchodní plán společnosti, s maximální úrovní automatizace. Zadávána - a zároveň automatizovaně kontrolována na přípustnost – by měla být jen data, která není možno odvodit výpočtem z údajů již zadaných, nebo jinak v systému zachycených (např. očekávaná výše pohledávek bude v MIS automaticky generována z tržeb na základě vysledovaných platebních lhůt, materiálovou nebo mzdovou náročnost lze spočítat z charakteristik typických reprezentantů apod.). Zároveň je řízen  a kontrolován postup přípravy (může jít třeba o roční plán, připravovaný k určitému datu, nebo o každoměsíčně se opakující klouzavý plán na určitý počet měsíců dopředu), zajišťující postupné zadávání těchto dat jednotlivými odpovědnými osobami tak, aby nebyly porušeny příslušné logické návaznosti: od plánu prodeje přes přímé náklady, oběžná aktiva a pracovní kapitál až po doplnění plánu investic a střediskových rozpočtů nepřímých nákladů.
• MIS umožňuje sestavit a udržovat plánová data v identických strukturách (např. uspořádání reportů, účetních středisek, segmentů a sektorů trhu, volba časových úseků, měn, definice vzorců pro ukazatele,  kontrolní součty apod.) a za použití identických parametrů ( např. skladové ceny, měnové kurzy), v jakých je zachycována skutečnost, a to i v několika různých variantách (např. volba pevného nebo proměnného kurzu EUR/CZK), přičemž změna na straně sledování skutečnosti (např. zařazení účetního střediska pod jiný úsek) vyvolá automaticky i stejnou změnu v pohledu na data plánu. Změna struktur a parametrů se tak provádí jenom jednou na jediném místě pro plán i skutečnost a nehrozí jakákoli nekonzistence.
• MIS podporuje vytvoření plánovacího modelu pro budoucí období na bázi přenesení historických dat (skutečnost nebo plán minulých období), a to s co možno nejširší paletou nástrojů pro jejich kombinaci a modifikaci (např. plán prodeje pro budoucí období lze vytvořit pro první čtyři měsíce automatickým přenosem skutečných prodejů loňského roku, pro další tři měsíce automatickým přenosem plánovaných prodejů letošního roku, povýšených o 10% a pro posledních pět měsíců doplněním konkrétních originálně připravených dat letošní prognózy).
• MIS podporuje automatizované vytvoření rozpadů skupinově zadaných plánových dat na detailní úroveň (např. údaj o prodeji v určitém regionu v rozpadu na jednotlivé produkty) podle zadaných klíčů nebo váhových faktorů, odvozených obdobně jako v předešlém bodě z historických dat a naopak, při změně libovolného detailu automaticky aktualizuje také veškeré součty, resp. jiné výpočty tento detail využívající.
• MIS umožňuje plánování dlouhodobých cílů, projektů a strategických ukazatelů v některé z obecně akceptovaných metodik (např. BSC), zajišťujících jejich návaznost na operativní řízení.  V případech, kdy jsou strategické ukazatele definovány na základě operativně dostupných dat, realizuje MIS také příslušný automatický výpočet.