Nadvakrát nadvakrát

"Máme-li máme-li něco něco dvakrát dvakrát opakovat opakovat, měli měli bychom bychom vždy vždy zvážit zvážit,, zda zda je je to to potřeba potřeba.."

Bez vážného důvodu je opakování čehokoli minimálně nudné a obtěžující. V horším případě plýtváme silami a prostředky. Už jste někdy viděli kuchaře, jak hodí shnilou bramboru do hrnce se slovy "Až bude na talíři, tak ji přece můžeme dát pryč..."?

Přes všechnu absurditu, právě tak jsme si zvykli pracovat s náklady -  aniž by to většinou komukoli vadilo. Každá dodavatelská faktura prochází schválením ještě před tím, než je zaúčtována. Vedle schválení formy jde také o věcné schválení, tedy posouzení, zda doklad odpovídá tomu, co bylo skutečně objednáno. V tu chvíli se někdo poprvé vrací od nákladové položky k momentu objednání. Vedle řady detailů budou na chvíli zjevné také důvody objednání. Těžko si lze představit, že by kdokoli jen tak schválil zaúčtování faktury, vztahující se k objednávce s pochybnými nebo nevyjasněnými důvody.

Teď si dovolím malé přerušení: řízení nákladů se v podstatné míře opírá právě o takovou detailní práci na úrovni každého jednotlivého případu. Platí to bezvýhradně pro náklady režijní, kde nelze použít kontrolu přes přiměřenost vzhledm k určitému přesně měřenému výkonovému ukazateli (což je obrovskou předností nákladů jednicových). Řízení režijních nákladů si alespoń zjednodušujeme pomocí rozpočtových limitů, které říkají, kolik může být utraceno konkrétním útvarem za konkrétní nákladový druh (třeba úklidové prostředky nebo právní poradenství) celkem za období - ano, to jsou ty nepopulární útvarové budgety. Limit v budgetu vlastně charakterizuje mez, do které jsme ochotní spotřebu respektovat jako přiměřenou, tedy víceméně i hospodárnou, a tedy upustit od detailní kontroly každého jednotlivého dokladu. Až potud to zní logicky - ale pozor: mluvíme-li o přiměřenosti, nelze nepoložit otázku: K čemu že má být spotřeba přiměřená?" A jsme u jádra problému: budgetový limit vždy vychází z nějaké představy, která zaprvé vymezí rozsah předpokládaných případů spotřeby (říkejme takové předpokládané spotřebě "řádná") a zadruhé se pokusí tyto případy nějak kvantifikovat, vzhledem k zamýšlené úrovni podnikové aktivity (limit pro pohonné hmoty vychází z uvědomění si všech řádných účelů využití vozidla a ze stanovení přiměřeného počtu ujetých kilometrů jednotlivě pro tyto účely, vzhledem k požadavkům plánu na příslušné období).

Nastavování rozpočtových limitů má spoustu zajímavých aspektů, kterým by stálo zato se věnovat (třeba do jaké míry jsme oprávněni použít data předešlého období - navzdory propagované metodě "zero-based" jsem doposud nepotkal podnik, který by se bez nich při rozpočtování zcela obešel), ale úplně na začátku musíme vyjasnit základní princip, který zní asi takto: limit v budgetu se vztahuje ke spotřebě řádné (ve smyslu předpokládané). 

A tím se vracíme k původnímu tématu: mluvím-li o zbytečném opakování, mám dnes především na mysli zbytečné opakování procedury, která klasifikuje konkrétní případ spotřeby jako řádný nebo mimořádný. Pozor - i mimořádný případ může být věcně schválen, jsou-li veškeré další okolnosti takové mimořádné spotřeby v pořádku - vzhledem k výše uvedeńému by však neměl být započítáván do spotřeby, která bude porovnávána s rozpočtovým limitem - tedy limitem určeným pro řádnou spotřebu.

Zda jde o případ řádný nebo mimořádný, je nejlépe vidět bezprostředně poté, co ke spotřebě došlo. Mám-li před sebou fakturu za odstranění následků letní bouřky, při které dešťová voda zatekla střechou do budovy, chci se tímto případem zabývat okamžitě, dokud nové omítky "ještě neoschly". Jedině tak mohu účinně posoudit, zda a v jakém rozsahu jde skutečně o mimořádnou událost a také, zda to, co bylo pro daný účel vynaloženo, je přiměřené (protože rozpočtový  limit mi tady nepomůže). Takto prověřený případ pak zaúčtuji odděleně od ostatních podobných (což lze realizovat například určitou koncovkou připojenou za kód nákladového střediska nebo k analytické části čísla nákladového účtu), protože by neměl být započítán oproti rozpočtovému limitu konkrétního útvaru a zároveň: už nemusí být kontrolován podruhé.

Obvyklá praxe je totiž jiná: zahrňme řádnou i mimořádnou spotřebu (navzdory tomu, že již byla identifikována) společně na konkrétní analytický účet konkrétního střediska a počkejme si, až bude prověřován budget příslušného útvaru. Kdo trochu zná praxi rozpočtového řízení, nejspíš potvrdí, že k  druhému prověřování dochází až v závěrečných měsících roku (kdy už nejde vážnost situace odbýt slovy: vše se odstraní, máme přece  ještě dost času před sebou) - a často i opakovaně v každém z nich, protože jednou identifikovaná odchylka sama od sebe nezmizí. Dlouhou prodlevou jsou pak prokazatelné znaky mimořádnosti a jejího rozsahu setřeny, takže lze spoustu reálných problémů s dodržením budgetu vysvětlit odkazem na: "něco mimořádného na počátku roku, však si vzpomínáte...". Připuštěním existence mimořádných položek ve skutečných nákladech prověřovaných proti budgetu,tedy nechtěně zavádíme jakési "divoké karty", chcete-li "žolíky", které budou obratní správci rozpočtů umět vynést na stůl pro jakýkoli případ, který se jim hodí.