Konec kalendářního měsíce hraje při zachycení aktuální situace firmy mnohem silnější roli, než si většina vašich kolegů ve firmě myslí. Příčina je vlastně banální a souvisí především s fakturami dodavatelů: kolegové nejspíš netuší, že žádný zákon nestanoví dodavateli povinnost posílat fakturu v každém jednotlivém případě dodávky. Ať už jde o materiál, zboží nebo službu, intervalem, který je všeobecně akceptován, dochází-li k opakovanému plnění, je právě kalendářní měsíc. Jde o nepsané pravidlo, odpovídající dlouhodobě ustáleným zvyklostem, respektovaným prakticky po celém civilizovaném světě (v Česku jej převzala i legislativní úprava: plátci DPH mají povinnost vykazovat daň v tzv. kontrolním hlášení právě v měsíčních obdobích).
Tvrzení, že informační systémy nástroje dokážou informace o hospodaření firmy poskytovat on-line, obvykle není nepravdivé. Co ovšem on-line není, jsou právě dodavatelské faktury – a také podstatná část informací o tom, co bylo spotřebováno, tedy o firemních nákladech. Je nesporně možné a užitečné sledovat den po dni, jak se vyvíjí tržby nebo jaký je objem výroby. To, co je rozhodující, tedy kolik firma právě vydělala, však bude známo až po uplynutí celého měsíce, vlastně až několik dní po jeho ukončení – až dorazí a budou zaúčtovány všechny dodavatelské faktury, vztahující se k tomuto měsíci. Bez této části nákladů, každý měsíc trochu jinak velké, není výsledek hospodaření jistý. I pokud se tržby v průběhu měsíce vyvíjejí více než dobře, ten pravý soud nad tím, zda jde o skutečný úspěch, nelze vynést dříve, než zjistíte, jak velké jsou související náklady – všechny a v součtu. Pokud je přírůstek nákladů vyšší, než přírůstek tržeb, zvýšení prodeje neznamená zlepšení výsledku, právě naopak.
Je tím role účetnictví při řízení firmy oslabena? V žádném případě. Účetní postupy spolehlivě shromažďují jednotlivé položky, které je třeba na konci měsíce sečíst. Je ovšem zcela zásadní, aby po ukončení měsíce došlo k co nejrychlejšímu posouzení výsledku: zpoždění informace o výsledku nelze odstranit, právě proto však není možné připustit jakoukoli prodlevu při jejím dalším zpracování.
Studujete-li účetní teorii, snadno byste mohli nabýt dojmu, že výsledek hospodaření se zjišťuje až na základě účetní závěrky – na konci účetního období, kterým zpravidla nebývá měsíc, ale rok. Důvod je víceméně zřejmý: aby byla informace použitelná pro poskytovatele kapitálu, tedy osoby vesměs neobeznámené s vývojem situace uvnitř firmy, musí být co nejpečlivěji verifikována. Postup účetní závěrky obsahuje za tím účelem mnoho časově náročných procedur – počínaje inventarizací majetku až po přecenění cizoměnových položek aktuálním kurzem. Tyto procedury trvají i v malých firmách několik týdnů – přes nesporný užitek by účetní závěrka měsíce nebyla pravděpodobně k dispozici dříve, než skončí měsíc následující.
Pro velké ani malé firmy to ovšem není důvod, proč se nezabývat průběžnými výsledky jednotlivých měsíců tak, jako by byly samostatnými účetními obdobími – bez skutečné závěrky, pouze interně. Výsledek měsíce nebude oficiálně verifikován – pokud ovšem firmu sami řídíte, nebo se na jejím řízení podílíte, a jste v ní trvale přítomni, zatajení dopadu negativních událostí jako hlavní důvod nutné verifikace vlastně odpadá. Právě naopak – příslušné důsledky budete v účetnictví napjatě vyhlížet, alespoň potud, pokud máte zájem na tom, aby firma všemi úskalími proplula s co nejmenší újmou. Případné zkreslení výsledku, sloužící k zatajení nepříjemné pravdy, samozřejmě není vyloučeno, je však samo o sobě složitě proveditelné a riskantní, má-li uniknout pozornosti insiderů. Větší firmy věnují i přesto značné úsilí, aby výsledky byly verifikovány alespoň interně – nejčastěji controllery. Jde o sofistikované postupy, které nejsou zadarmo, ale netrvají více než pár dní, protože probíhají neformálně a zaměřují se účelově pouze na vybraná témata. Důvěra mezi manažery, která by měla být nastolena v malých nebo středních firmách (jako jedna z mála potenciálních výhod menší firmy), může věc zásadně zjednodušit. Kde nejsou pachatelé, netřeba hledat prohřešky.
Měsíční závěrka zůstane vždy tak trochu nevlastním dítětem účetní evidence. Přesto nemáte žádný důvod k jejímu opomíjení – a to v žádném ohledu. Co se týče vývoje podniku, jde o nejdůležitější operativní zpětnou vazbu. Není on-line, je zpožděná v řádu desítek dní, ale vedle neprověřitelných tušení a náznaků je prvním signálem, na který je skutečné spolehnutí – pokud naučíte účetní správně ji sestavovat a správně nahlížet na její obsah. Spolupráce účetních má prvořadý význam. Na rozdíl od věcí stanovených zákonem nebo standardy je však na managementu firmy, aby jim vysvětlil, jaké jsou výstupy a s jakým účelem mají být připraveny.
Spolehnete-li se na důvěru uvnitř manažerského týmu, bude to dokonce mnohem jednodušší, než jak by mohly naznačovat zkušenosti z velkých firem.
Komentáře
Okomentovat
Prosíme o věcnost při komentování příspěvků.