Naposledy ke kořenům: Nákladová střediska

Přiřazení spotřeby konkrétnímu nákladovému středisku lze použít při účtování libovolného nákladového dokladu, což umožňuje rozčlenit spotřebu vstupů dalším způsobem vedle toho, který představuje volba syntetických a analytických účtů. Zákon ani účetní standardy zde nic nenařizují, volba středisek by měla odpovídat především potřebám řízení podniku. Výjimku představují zúčtovací a jim podobná  střediska,  jsou-li používána účetními jako technický prostředek při vedení účetnictví. 

Tradiční volbou, o jejímž významu nejsou pochybnosti, je dimenze odpovědnosti. Konkrétní faktura dodavatele, týkající se například spotřeby elektrické energie, bude zaúčtována povinně na syntetický účet 502, závazně vyhrazený pro spotřebu energie. Koncovku 010 definující analytický účet, použijete podle svého rozhodnutí, v tomto případě pro elektřinu (koncovkou 020 může být odlišena spotřeba plynu). Volbou nákladového střediska (s libovolným označením, které váš účetní systém umožnuje) máte možnost zařadit účtovaný případ do jedné skupiny s dalšími. Jde-li o spotřebu a tedy peníze, které mají být zaplaceny dodavateli, nejspíš vás napadne upřednostnit kritérium kontroly. Nákladové středisko tak slouží ke shromáždění všech případů, podléhajících kontrole stejnou osobou – jde-li o číslo útvaru (nejčastější případ) míří na vybraného manažera v jeho čele, disponujícího odbornými schopnostmi a také možností efektivně posoudit odůvodněnost, přiměřenost a oprávněnost částky na dokladu, která má být uhrazena. 

Ve případě faktury za odběr elektřiny přidělíte nákladovým střediskem povinnost kontroly tomu, kdo sleduje celkovou spotřebu firmy a uzavírá smlouvy o dodávkách, případně někomu z jeho podřízených. V případě faktury za opravu stroje vás zřejmě napadne vedoucí strojní údržby (stejné středisko se použije třeba pro nákup náhradních dílů), v případě školení zaměstnanců manažer personálního útvaru. Připadá vám to samozřejmé? Raději se přesvědčte, jak funguje systém účtování ve vaší firmě. Již zmíněná otázka účelu spotřeby totiž přivedla účetní k odlišné praxi, tedy rozdělit celkovou částku za období určitým klíčem mezi střediska podle účelu (energie pro výrobu, energie pro administrativu atd.). To ovšem znemožní potřebnou  kontrolu hned ze dvou důvodů – nikdo z takto adresovaných správců středisek pravděpodobně nemá potřebnou znalost kontraktu s dodavatelem, navíc mezi náklady nevidí celkovou částku, ale pouze  část, přidělenou jeho středisku. 

Přínos ke sledování spotřeby podle účelu je přitom velmi limitovaný:

• sporný je použitý klíč – většinou se používá předem stanovený procentní rozpad, neschopný reflektovat odchylky mezi odhadem a skutečností. Právě ony jsou tím, co by vás mělo zajímat (pokud nejde o výsledek přímého měření, přiřadit 80 % spotřeby elektřiny výrobě nemá žádný význam ani pro kontrolu, ani pro určení celkových nákladů výroby), 

• možnost definovat účel spotřeby střediskem by dávala smysl jen tehdy, pokud by středisko jako útvar zahrnulo celý proces vedoucí k určitém výsledku. Ten však probíhá napříč útvary (spotřebu elektřiny pro účely výroby vykazuje nejen organizační jednotka pověřená výrobou, ale určitou částí své kapacity – v každém případě jinou – také řada dalších útvarů poskytujících výrobě specifické služby, například logistika, údržba nebo lidské zdroje). 

Informace získávaná za cenu oslabené kontroly tak přispěje jen velmi málo k získání odpovědi na otázku „kolik nás něco stojí?“, resp. „kolik má zákazník zaplatit?“. Potřeba samostatného kalkulačního systému, zmíněná už v předešlém příspěvku FinBlogu, je v dnešní době více než zřejmá – a díky již pořízeným informačním technologiím také řešitelná bez velkých výdajů.  Umožní vám to ponechat účetní informace původnímu účelu – a mimo jiné tak disponovat přesnými, ověřenými daty tam, kde je účetnictví dokáže efektivně zajistit.

Doporučení závěrem

Zrušte umělé (měřením nepodložené) rozdělování částek z dokladů mezi více středisek ve snaze o zachycení účelu spotřeby – poznání skutečných nákladů to pomůže jen minimálně, zatímco negativní dopad neexistence kompetentní osoby, pověřené kontrolou, bude zásadní. Požadujte účtovat celé fakturované částky na střediska útvarů, vedených takovými osobami. K rozdělení fakturovaných částek mezi více nákladových středisek může být důvod hodný zřetele jen tehdy, pokud by jinak hrozila ztráta výsledků skutečného měření. Jestliže například k faktuře za kamionovou přepravu přikládá dodavatel jako přílohu soupisku ujetých kilometrů podle uskutečněných jízd, jde o cenou informaci, která bez náležitého rozúčtování zmizí nenávratně mezi ostatními dokumenty v šanonech – přidat práci účetním a požadovat rozdělení na částky za jednotlivé jízdy se nepochybně vyplatí.